Travail et confinement

Rédigé le 03/04/2020
Gregory Vernon

La crise sanitaire causée par la pandémie liée au coronavirus (covid-19) impacte l’intensité et la complexité du travail, souvent appelée charge mentale.
Il convient de l'évaluer et de la maitriser.

Les risques induits par le contexte 

  • Quantité excessive de travail du fait de la diminution des effectifs ;
  • Ou à l’inverse ennui du fait d’une baisse importante de la charge travail ;
  • Interruption fréquente d'une tâche pour une autre : « explosion » des appels et des courriels ;
  • Augmentation de la complexité des tâches : télétravail sans formation préalable, remplacement au « pied levé », ..., modalité de la coopération à réinventer ;
  • Penser à trop de choses à la fois ;
  • Conciliation difficile entre vie professionnelle et personnelle : par exemple le télétravail avec des enfants ;
  • Prendre en compte les multi activités des parents confinés faisant l’école, la cantine, le télétravail, les soins ...

Un certain nombre de préconisations peuvent vous aider à aménager votre espace de travail, à augmenter votre efficacité et à limiter ces risques.

Un chef d'orchestre 

Du fait du travail à distance, le manager ou le Team Leader a un rôle clé  dans l'organisation du travail, notamment en déterminant qui pilote, informe, réalise, ...

Il convient d' :

  • Informer et ouvrir le dialogue sur la répartition du travail durant cette période, compte tenu des moyens disponibles et du travail à effectuer ;
  • Informer de façon claire sur l’organisation du travail définie, les personnes ressources à contacter en cas de besoin, les décisions prises, ....

Pour cela, le manager ou Team Leader doit s'assurer que tout le monde a bien compris qui fait quoi, comment, avec qui, pour qui. Sans oublier de rappeler les finalités et les échéances.

Pour construire cette organisation, il peut être intéressant de se mettre « à la place » du dossier, du projet, ...et d'identifier « son parcours » en observant particulièrement ce qui va aider le dossier/le projet et ce qui va l’empêcher, le freiner, le complexifier, ...

Plus que jamais, il est impératif d' :

  • Evaluer et adapter la charge de travail (sur ou sous charge de travail) de chacun ;
  • Encadrer les heures supplémentaires et veiller autant que possible à maintenir une équité entre les salariés.

Pour des questions de sécurité, les personnes travaillant sur site ont été affectées dans une équipe du matin ou de l'après midi (bleu/rouge).
Il est obligatoire de respecter les créneaux de présence. De même, que toute présence doit être justifiée par une nécessité et validée par le manager ou team leader.

Concernant le télétravail, l'affectation dans une équipe bleu ou rouge permet d'équilibrer la charge sur les réseaux de l'entreprise.

Du fait du confinement, il est vivement conseillé d' :

  • Adapter les objectifs de travail en fonction des moyens disponibles au sein de l’entreprise (humain,matériel, ...) mais aussi en fonction des partenaires, fournisseurs, clients, ...
  • Evaluer les urgences et définir les priorités d’actions pour chacun tout en veillant au respect des valeurs et de l’éthique de notre entreprise sans oublier celles du collaborateur.

Travailler à distance

Le télétravail modifie également la façon de travailler notamment dans cette phase de confinement car il ne s'agit pas de télétravailler une journée ou deux comme le prévoit l'accord mais sur 5 jours par semaine. De ce fait un sentiment d’efficacité moindre peut être ressenti comme moindre en raison de plusieurs facteurs entrant dans l'équation comme un accès distant saturé, des délais plus long d'acheminement, une personne difficile à joindre ... 
Il s’agit donc de définir et de communiquer les modalités organisationnelles spécifiques de travail pour permettre à l'équipe de travailler comme présenté ci dessus.

Dans cette organisation particulière qui est le télétravail, d'autres acteurs entrent dans l'équation. Il s'agit du Word Package Manager ou du Chef de Projet du fait de la transversalité (un salarié effectue différentes tâches aux bénéfices d'un ou plusieurs projets). Votre manager reste le hiérarchique (compétence, autorité, moyen).

Sur le plan du matériel, s’il faut ordinateur, téléphone, connexion internet, ... pour télétravailler, ceux ci doivent être déjà détenus par la personne.
Le plus souvent, le salarié en est doté, notamment s'il bénéficie déjà du statut de télétravailleur.

De même, parce qu'il s'agit de télétravailler plusieurs jours d'affilés, il est recommandé de définir un lieu dédié, dans l'habitation, au télétravail.
Pour une question d'ergonomie, il est vivement conseillé de travailler sur un bureau ou une table mais pas sur une table basse, ni dans un lit.

Pensez également à :

  • Définir les horaires de télétravail, plannings, disponibilités ;
  • Définir les modes et règles d’usage des moyens de communication (mails, appels audio/visio, coordonnées des contacts...) ;
  • Veiller à votre droit à la déconnexion ;
  • Respecter les règles et consignes établies  permettant de protéger nos activités ;
  • Veiller au maintien des temps familiaux, des temps de pause et de repas.

A lire : VPN alterné 

Les équipes IM ont développé les produits Gsuite et BYOD. Si vous n'avez pas d'ordinateur professionnel, il convient de voir avec votre manager si vous pouvez télétravailler avec un mobile BYOD et les outils. 

A lire :  Declare ameli qui fait quoi et qui sont les personnes concernées ?

Enfin, n'oubliez pas de rompre l’isolement en fixant régulièrement et à l’avance des temps d’échanges et de débriefing entre vous (équipe, manager, Team Leader, WPM, CDP ...), d'ouvrir la fenêtre pour renouveler l'air, etc